JMs etiske retningslinjer for leverandører og underentreprenører

De etiske retningslinjene bygger på internasjonalt anerkjente retningslinjer for ansvarlig næringsliv, inkludert FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter, OECDs retningslinjer for multinasjonale selskaper og ILOs kjernekonvensjoner om grunnleggende rettigheter i arbeidslivet. Retningslinjene er også basert på de ti prinsippene i FNs Global Compact[1], som omfatter menneskerettigheter, arbeidsliv, miljø og antikorrupsjon.. Retningslinjene beskriver minstekravene som en leverandør forventes å oppfylle. Leverandøren skal alltid følge gjeldende nasjonalt lovverk og anne relevant regulering. Dersom retningslinjene er i strid med nasjonalt lovverk eller annet relevant lovverk, skal lovgivningen alltid ha forrang, men hvis disse retningslinjene stiller høyere krav enn lovverk, skal disse retningslinjene ha forrang. 

Disse retningslinjene gjelder for alle JMs leverandører, underentreprenører og forretningspartnere, heretter kalt «leverandør/leverandører», som leverer produkter og/eller tjenester til JM. Retningslinjene gjelder også for leverandørens medarbeidere, uansett om de er direkte eller indirekte ansatt, i fast eller midlertidig stilling, via underleverandør eller er lærlinger. Leverandørens medarbeidere kalles heretter «medarbeidere». Samtlige underentreprenører skal meddeles JM skriftlig på forhånd. Kun underentreprenører som er godkjent av JM, får utføre arbeid på JMs byggeplasser.

Menneskerettigheter

Alle aktuelle nasjonale lover og forskrifter, industriminimumsstandarder, ILOs grunnleggende konvensjoner og FNs konvensjoner om menneskerettighetene må etterleves.  Leverandører skal sikre at de ikke krenker menneskerettighetene, verken direkte eller indirekte.

Integritet og informasjonssikkerhet

Leverandøren skal beskytte personopplysninger om medarbeidere og leverandører når personlig informasjon innhentes, lagres, behandles, oversendes eller deles.

Barnearbeid

Ingen mindreårige skal brukes som arbeidskraft. Leverandører skal ikke ansette barn eller mindreårige som er under 15 år alternativt høyeste obligatoriske skolealder, dersom denne er høyere. Medarbeidere som er yngre enn 18 år, skal ikke utføre farlige arbeidsoppgaver, arbeid med maskiner/utstyr de ikke har kompetanse for å bruke alene, tunge arbeidsoppgaver eller arbeide om natten. For medarbeidere under 18 år stilles også strenge krav til opplæring, risikovurdering og veiledning fra ansvarlige og erfarne medarbeidere.

Tvangsarbeid

Alt arbeid skal være frivillig, og alle former for tvangsarbeid, ikke-frivillig arbeid eller arbeid som inngår i menneskehandel er strengt forbudt. Ingen skal måtte arbeide som resultat av trusler om avstraffelse, og ingen skal måtte levere ID-papirene sine, begrenses i sin bevegelsesfrihet eller miste retten til å avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid. Arbeidsgiver skal heller ikke kreve depositum eller annen form for sikkerhet som betingelse for ansettelse.

Diskriminering

Det skal oppfordres til likeverd og mangfold i godtgjørelsesordninger, rekrutteringsprosesser, opplæring og fødselspermisjon. Alle former for diskriminering er forbudt, inkludert diskriminering på grunn av etnisitet, kjønn, legning, sivilstatus, sosial status eller foreldrestatus, politiske meninger, nasjonalitet, utviklingshemning, alder eller medlemskap i fagforening.

Trakassering og misbruk

Alle medarbeidere skal behandles med verdighet og respekt. Ingen skal utsettes for fysisk avstraffelse, ulovlig forvaring, fysisk, seksuell, psykologisk eller verbal trakassering eller misbruk. Det er forbudt å bruke trekk i lønn som disiplinær avstraffelse.

Konfliktmineraler

Leverandører som leverer produkter til JM, skal utvise tilbørlig aktsomhet for å forsikre seg om at utvinning av mineraler ikke direkte eller indirekte finansierer eller kommer militære grupper til gode.

Organisasjonsfrihet

Alle medarbeidere skal ha rett til å danne, melde seg inn i eller ikke melde seg inn ien fagforening eller arbeidstakerorganisasjon. Medarbeidere har også retten til å gjennomføre tarifforhandlinger uten å måtte frykte represalier. 

Arbeidsavtaler

Alle ansatte skal ha skriftlige ansettelsavtaler som minimum skal inneholde informasjon om arbeidstid, lønn, overtidsbetaling, utbetalingstidspunkter, ferie og oppsigelsestid. Disse forpliktelsene skal ikke omgås ved bruk av prosjektavtaler, distansearbeid eller lærlingeprogram. 

Arbeidstid

Som hovedregel gjelder at den normale arbeidstiden ikke skal overstige 9 timer i døgnet og 40 timer i uken. Overtidsarbeidet må fordeles slik at den samlede ukentlige arbeidstiden ikke overstiger 48 timer i gjennomsnitt innenfor en fire måneders periode. Den samlede daglige arbeidstid må ikke overstige 14 timer i et enkelt døgn. Den daglige fritid skal ordnes slik at arbeidstakerne får en arbeidsfri periode på minst 11 timer mellom to arbeidsperioder. Den alminnelige arbeidstid skal fordeles slik at det hver uke blir en sammenhengende fritid på minst 36 timer og slik at det alltid inngår et helt døgn. . Fødselspermisjon med lønn skal minst oppfylle krav i lovgivningen.

Lønn

Alle medarbeidere har rett til lik lønn for likt arbeid. Leverandører skal sikre at alle medarbeidere får en rettferdig lønn, altså en lønn de kan leve av. Lønnen skal kunne dekke de grunnleggende behovene til medarbeideren og medarbeiderens familie, samt sørge for at de har litt til overs. Overtid skal betales i sin helhet. Samtlige leverandører og underentreprenører som utfører arbeid på JMs byggeplasser, skal ha lønn og andre godtgjørelser som minimum tilsvarer nivået i lovgivningen og i relevante tariffavtaler.

Arbeidsmiljø

Leverandører skal sørge for at arbeidsplassen er hygienisk og sikker, at medarbeiderne har tilgang til trygt drikkevann, låsbare og kjønnsdelte toaletter samt et rent sted for oppbevaring av mat. Arbeidsplassen skal ha god belysning og ventilasjon, og temperatur og støynivåer skal være på et akseptabelt nivå. Hvis det tilbys overnatting, skal leverandøren tilby hver medarbeider en ren og god seng med kjønnsdelte soveområder med toaletter og dusjanlegg som oppfyller HMS-standardene i disse retningslinjene.

HMS

Leverandøren skal gjennomføre regelmessigrisikovurdering. Den skal inneholde yrkesrisikoer og spesifikke risikoer for det aktuelle prosjektet, og hvilke tiltak som er iverksatt for å forebygge dem. Alle ansatte skal ha regelmessig og dokumentert opplæring samt tilstrekkelig utstyr. Medarbeidere skal ha gratis tilgang på personlig verneutstyr. Rutiner for håndtering av kjemikalier og andre helseskadelige materialer skal møte eller overgå minimumslovkrav.
Leverandøren skal sørge for god brannsikkerhet og at det finnes tilstrekkelig antall brannslukningsapparater, rømningsveier, nødplaner og førstehjelpsutstyr på arbeidsplassen. Sikkerhetsinstruksjoner, evakueringsøvelser, brannsikkerhet, førstehjelpskurs og arbeidsspesifikk opplæring skal dokumenteres og tilbys regelmessig på et språk som medarbeiderne forstår. Skader og uhell som oppstår på jobb, skal umiddelbart rapporteres til HMS-ansvarlig samt loggføres og etterforskes.  Forebyggende tiltak skal gjennomføres og følges opp for å redusere risikoen for ulykker.  

Føre-var-prinsippet

Leverandører skal bruke føre-var-prinsippet for miljø- og klimautfordringer. Leverandører skal arbeide for å minimere negativ miljøpåvirkning gjennom utvikling og bruk av bærekraftige og ressurseffektive teknologier, og de skal utføre virksomheten sin slik at den påvirker miljøet og folkehelsen i så liten grad som mulig. Bedriftens virksomhet skal ikke svekke det biologiske mangfoldet.

Reduksjonsmål

Leverandøren skal ha retningslinjer for miljøet samt et program med målbare målsettinger, inkludert en risikovurdering for å forebygge, minimere og kontrollere virksomhetens påvirkning.

Energi og vann

Leverandører skal bruke energi og vann på en ansvarlig måte, og de skal arbeide for å redusere forbruket ved å sette reduksjonsmål og regelmessig overvåke energi- og vannforbruket. Fornybare energikilder skal prioriteres, og vann skal behandles og brukes på nytt der det er mulig.

Utslipp og avfall

Leverandører skal arbeide for å minimere utslippet av klimagasser ved å identifisere, administrere, overvåke og kontrollere luftutslipp fra virksomheten. Dette inkluderer også å velge transportmåter som fører til minst mulig skade på miljøet. Leverandører skal overvåke, kontrollere og behandle avløpsvann og fast avfall fra virksomheten, industrielle prosesser og sanitæranlegg før det slippes ut eller avhendes.

Kjemikalier og skadelige stoffer

Kjemikalier og skadelige stoffer skal elimineres der det er mulig, eller holdes til et absolutt minimum. Når kjemikalier eller skadelige stoffer brukes, skal leverandøren sikre trygg håndtering, oppbevaring og avhending av stoffene. Alle stoffer skal merkes med sikkerhetsdatablad for å sørge for at medarbeidere og miljøet beskyttes. Stoffer som er regulert i EU-direktivene REACH[1] og RoHS[2], skal respekteres.

[1] REACH

[2] RoHS

Virksomhetens integritet

Leverandører skal bruke de strengeste etiske standardene i virksomheten sin. Alle former for korrupsjon, inkludert bestikkelser, smøring og å favorisere bekjente, er strengt forbudt. Leverandører skal arbeide for å forebygge, avdekke og motarbeide økonomisk kriminalitet, inkludert utpressing, hvitvasking og svindel.

Bestikkelser og gaver

Leverandører skal aldri, direkte eller indirekte, kreve, tilby, be om, gi eller ta imot en gave eller en urettmessig fordel i bytte mot en personlig fordel, uansett avsender. Pengegaver, gavekort, kontanter eller andre gaver som kan betraktes som kontanter, skal aldri gis eller mottas.

Interessekonflikter

Avgjørelser for virksomheten skal ikke tas på grunnlag av eller påvirkes av personlige forhold eller interesser.  Leverandøren skal ikke innlede et økonomisk eller annet forhold med tredjepart som fører til, eller kan gi inntrykk av å føre til en interessekonflikt. JM må informeres og godkjenne slike situasjoner.

Rettferdig konkurranse

Leverandører skal overholde alle konkurranseregler og kartellforebyggende lovgivning.  Dette inkluderer å ikke diskutere eller avtale prissamarbeid, markedsdeling, lovstridig anbudssamarbeid eller andre lignende lovstridige aktiviteter med konkurrenter.

Som et ledd i JMs prosess for leverandørkjeden skal leverandøren, på forespørsel, delta i en egenevaluering. Leverandøren er pålagt å samarbeide.  JM forbeholder seg også retten til å gjennomføre kontroller og besøke anlegg for å se på leverandørens og underleverandørens drift og bærekraft. Kontrollene kan utføres av JM eller tredjepart, og de utføres konfidensielt. Resultatene blir ikke delt med andre eksterne aktører. Leverandører forplikter seg til å gi innsyn i relevante virksomheter, arbeidsforhold og miljødata. Hvis det avdekkes brudd på retningslinjene, blir leverandøren bedt om å lage en handlingsplan, som skal godkjennes av JM. Leverandøren har ansvaret for å sørge for at leverandørene i deres egen leveringskjede overholder prinsippene i retningslinjene. Slike aktører kan også bli bedt om å delta i egenevalueringer og kontroller som JM gjennomfører. Leverandøren skal på forespørsel utlevere data om blant annet avfall, energiforbruk, utslipp av klimagasser og vannforbruk. 

JM skal umiddelbart varsles om brudd eller mistenkte brudd på retningslinjene. Leverandøren skal ha tydelige rutiner for å beskytte varslere og sikre at ingen represalier rammer arbeidstakere som i god tro rapporterer overtredelser. Disse rutinene skal være i samsvar med internasjonale standarder og lokale lover. Dersom leverandøren ikke viser tilstrekkelige forbedringstiltak innen rimelig tid, eller dersom bruddet vurderes som svært alvorlig, forbeholder JM seg retten til å iverksette tiltak, inkludert å avslutte forretningsforholdet på en ansvarlig måte.

Leverandører og medarbeidere kan rapportere brudd anonymt direkte til JM.

Varsling gjøres anonymt til

https://jm.whistlelink.com/ eller via telefon +46 (0) 770 177013.